Jakarta – Politeknik STMI Jakarta melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Tahun 2023 pada 4–12 Januari 2024 sebagai bagian dari upaya evaluasi penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015. Kegiatan ini menjadi salah satu instrumen penting dalam memastikan pelaksanaan proses akademik dan layanan pendukung berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan serta mendukung peningkatan mutu institusi secara berkelanjutan.
Audit Mutu Internal bertujuan untuk mengevaluasi tingkat kesesuaian pelaksanaan prosedur mutu, mengukur pencapaian sasaran mutu program studi dan unit kerja, menilai kinerja layanan, serta mengidentifikasi peluang perbaikan dalam penyelenggaraan pendidikan dan layanan institusi. Melalui kegiatan ini, Politeknik STMI Jakarta berupaya memperkuat penerapan budaya mutu di seluruh lingkungan perguruan tinggi.
Pelaksanaan AMI diawali dengan opening meeting pada 4 Januari 2024 dan diakhiri dengan closing meeting pada 12 Januari 2024. Proses audit dilaksanakan melalui pemeriksaan dokumen, peninjauan kesesuaian prosedur dengan pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi terhadap bukti pencapaian sasaran mutu. Pelaksanaan audit juga didukung oleh Sistem Informasi Audit Mutu Internal (SIAMI) untuk mendokumentasikan aktivitas dan hasil audit.
Ruang lingkup audit mencakup unsur manajemen, lima program studi, serta berbagai unit. Unit yang menjadi objek audit antara lain Unit Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (P2M), bagian akademik dan kemahasiswaan, administrasi umum dan keuangan, perpustakaan, Unit Transformasi Digital, Teaching Factory, Inkubator Bisnis, STMI Karir, serta PR & Admission atau Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB). Cakupan tersebut memungkinkan evaluasi dilakukan secara menyeluruh terhadap berbagai proses yang mendukung penyelenggaraan pendidikan di Politeknik STMI Jakarta.
Audit ISO 9001:2015 Manajemen
Dalam pelaksanaannya, audit mengacu pada ISO 9001:2015, dokumen Sistem Manajemen Mutu yang berlaku di lingkungan Politeknik STMI Jakarta, serta proses bisnis masing-masing unit. Metode audit dilakukan melalui wawancara langsung, mengamati pelaksanaan pekerjaan, dan memeriksa kesesuaiannya dengan prosedur. Pendekatan ini digunakan untuk memperoleh gambaran mengenai kesesuaian antara ketentuan yang ditetapkan, pelaksanaan kegiatan, dan bukti dokumentasi yang tersedia.
Beberapa temuan yang menjadi perhatian meliputi kebutuhan peninjauan dan pembaruan standar operasional prosedur (SOP) agar selaras dengan pelaksanaan kegiatan aktual, penyempurnaan dokumentasi dan bukti pendukung, serta penguatan pemantauan terhadap pencapaian sasaran mutu.
Sebagai tindak lanjut, setiap program studi dan unit terkait perlu melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan sesuai dengan temuan yang diperoleh, termasuk memperbarui dokumen, melengkapi bukti pelaksanaan kegiatan, meninjau kembali pengelolaan risiko, dan memperkuat pemantauan terhadap sasaran mutu. Tindak lanjut tersebut diharapkan tidak hanya menyelesaikan ketidaksesuaian yang ditemukan, tetapi juga mencegah terulangnya permasalahan serupa pada periode berikutnya.
Closing Meeting AMI 2023
Melalui pelaksanaan Audit Mutu Internal, Politeknik STMI Jakarta menegaskan komitmennya untuk terus mengembangkan budaya mutu, meningkatkan efektivitas tata kelola, dan memperkuat kualitas layanan pendidikan. Hasil AMI Tahun 2023 diharapkan menjadi landasan bagi pelaksanaan tindakan perbaikan dan peningkatan berkelanjutan pada tahun-tahun berikutnya, sehingga sistem penjaminan mutu dapat berjalan secara konsisten dan berkontribusi terhadap pencapaian tujuan institusi.